Роботизация бизнес-процессов

Функциональная область

Завести первичную документацию, создать и выставить новый счет контрагенту, заполнить справочники в «1С» или иную корпоративную учетную систему. RPA — технология, максимально снимающая рутинную нагрузку с персонала.

Бухгалтерия

Бухгалтерия холдинговой компании ежедневно тратила несколько часов на загрузку выписок из банк-клиента в учетную систему. Это отнимало время от более важных задач и приводило к ошибкам, связанным с ручным вводом данных.

Процесс усложнялся тем, что выгрузка производилась из нескольких банк-клиентов по разным юридическим лицам.

Было принято решение роботизировать этот процесс при помощи «Единый подход: 1С», что позволило ускорить его в несколько раз и полностью исключить участие людей.

ПОЛНОСТЬЮ АВТОМАТИЗИРОВАНА ЗАГРУЗКА ВЫПИСКИ ИЗ БАНК-КЛИЕНТА В 1С ПРИ ПОМОЩИ «Единый подход: 1С»

Выгрузка выписки из банк-клиента

Процесс без участия человека

0 ошибок при загрузке документов в «1С»

600 чел/дней высвобождено в бухгалтерии за год

Крупная консалтинговая компания оказывает услуги по аутсорсингу бухгалтерских функций. Одним из каналов поиска потенциальных клиентов являются сайты по поиску персонала. Менеджерам приходилось ежедневно вручную мониторить появление новых вакансий, проверять наличие потенциального клиента в CRM-системе, заводить новые сделки или актуализировать информацию о сделке.

Было принято решение использовать Единый подход: «1С» для выполнения этой задачи, что позволило увеличить скорость поиска и обработки потенциальных клиентов более чем в 2 раза.

ЛИДОГЕНЕРАЦИЯ ПРИ ПОМОЩИ RPA

Поиск клиентов (вакансий)

В 2 раза больше
лидов

Нет дублей и неактивных сделок в CRM

Менеджеры больше времени уделяют работе с клиентами

Клиент – транспортная компания. При взаимодействии с налоговой часто возникали ситуации, когда из-за ошибок, связанных с человеческим фактором, у компании появлялась задолженность по налогам. Это было связано с неправильными расчетами или ошибками при подаче отчетности, которые допускала бухгалтерия.

Для оперативного устранения ошибок бухгалтерам приходилось вручную проверять данные в СБИС. Это происходило несколько раз в месяц, отнимало много времени и все равно не давало возможности решать вопрос с задолженностью достаточно оперативно.

В компании уже использовался «Единый подход: 1С», поэтому было принято решение использовать его для решения данной задачи. Сейчас робот в автономном режиме скачивает необходимые для сверки отчеты из СБИС и отправляет их бухгалтеру.
В планах задействовать робота непосредственно в сверке данных. Тогда сотрудник бухгалтерии будет подключаться к проверке только в случае реального возникновения задолженности.

«Единый подход: 1С» ПОМОГАеТ ИЗБЕЖАТЬ ШТРАФОВ ОТ НАЛОГОВОЙ

Справки из СБИС по задолженности

В 1,5 раза быстрее реакция на появление задолженности

20 чел/часов бухгалтерии в месяц высобождено

В несколько раз снижен размер штрафов и пени

Клиент — телекоммуникационная компания.

В конце каждого месяца сотрудники бухгалтерии проводили сравнение данных по актам сверки в КИС и «1С». Для этого приходилось отдельно выгружать отчеты из двух систем в Excel , вручную проверять наличие или отсутствие актов по контрагентам и оповещать по электронной почте ответственного сотрудника.

Учитывая, что компания обслуживает тысячи клиентов, данный процесс отнимал много времени на выгрузку и сверку баз из двух систем. К тому же, ручная обработка такого массива данных приводила к частым ошибкам и необходимости делать повторные выборочные проверки.

Для решения этой задачи был использован «Единый подход: 1С», который полностью взял ее на себя. Теперь сверка отчетов по актам в двух системах происходит в 3 раза быстрее, без ошибок и участия человека.

«Единый подход: 1С» ПОМОГАЕТ КОНТРОЛИРОВАТЬ НАЛИЧИЕ АКТОВ СВЕРКИ

Контроль актов сверки

В 3 раза быстрее проводится сверка актов

0 ошибок при формировании отчетности

На 2 FTE сократили трудоемкость

Функциональная область

Менеджеры по персоналу по-прежнему решают множество задач, связанных с работой с административными данными, что не позволяет им использовать свое время для более стратегической работы. Это и есть те повторяющиеся задачи, которые можно легко роботизировать.

HR

Клиент — производственная компания, количество сотрудников — 3000 человек, идет постоянный набор сотрудников.

Процесс приема нового сотрудника в компанию предполагает ряд типовых обязательных действий, которые выполняются в разных ИТ-системах и задействуют разные подразделения.
Большая часть из этих действий не требует интеллектуального принятия решений, но при этом отнимает много времени у HR-менеджеров из-за ручного выполнения. Из-за этого новым сотрудникам уделяется меньше времени, и они не могут приступить к эффективному выполнению своих обязанностей.

Было принято решение передать рутинные действия цифровым сотрудникам «Единый подход: 1С». Это позволило сократить 200 чел/часов HR-отдела в месяц и уделять больше времени общению с новыми сотрудниками. Срок, в который сотрудник приступает к полноценному выполнению обязанностей, сократился на 1,5−2 раза в зависимости от позиции.

«Единый подход: 1С» УПРОЩАЕТ ПРОЦЕСС АДАПТАЦИИ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ

Адаптация персонала

В 1,5 раза быстрее адаптация сотрудников

Повысилась лояльность новых сотрудников к бренду

200 чел/часов
в месяц экономит HR отдел

Клиент – крупная розничная сеть.

Практически ежедневно бухгалтерии и HR-департаменту приходилось обрабатывать запросы сотрудников на получение справки 2-НДФЛ. Эти запросы приходили практически каждый день и отнимали много времени у бухгалтерии. И несмотря на то, что данный процесс четко регламентирован, все равно возникали ошибки из-за человеческого фактора.

Для решения этой задачи был настроен «Единый подход: 1С», который собирает заявки на справку 2-НДФЛ от сотрудников через электронную почту, формирует эти справки в «1С» и отправляет на печать. Остается только подписать этот документ и передать сотруднику.
Компания решила не останавливаться на этом и поставила в план задачу доработать процесс таким образом, чтобы робот формировал справку 2-НДФЛ с ЭЦП и отправлял ее сразу на почту сотруднику. Кроме этого, с помощью робота сотрудники смогут запрашивать справки не только через электронную почту, но и через чат-бота в мессенджерах.

«Единый подход: 1С» УПРОЩАЕТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СОТРУДНИКАМ КОМПАНИИ

Выгрузка выписки из банк-клиента

в 2 раза быстрее предоставляется справка

5 чел/дней в месяц высвобождено

0 ошибок: процесс без участия человека проходит

Функциональная область

IT-служба — одно из самых загруженных подразделений компании, которое обрабатывает огромное количество запросов от сотрудников каждый день. Роботы помогут избавить сотрудников Service Desk от рутинных и типовых операций, высвобождая время для более сложных и интересных запросов пользователей.

IT

Клиент – IT-компания, осуществляет внедрение и информационно-техническую поддержку продуктов «1С».

Перед обработкой каждого обращения от клиентов необходимо выполнять проверку регистрационного номера и срока договора поддержки на партнерском портале «1С».
Так как обращения клиентов поступают на электронную почту, то сотрудникам приходилось вручную осуществлять данную проверку, что занимало в среднем 30 минут/день.

Теперь эту задачу выполняет «Единый подход: 1С», который обрабатывает входящие сообщения, проводит проверку на портале «1С» и отправляет клиенту ответ на E-mail.

УВЕЛИЧЕНА СКОРОСТЬ ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩИХ ОБРАЩЕНИЙ В 2 РАЗА

Регистрация обращений
в техподдержку

в 2 раза сократили срок ответа клиентам

клиенты получают моментальный ответ

20 чел/часов в месяц высвобождено

Клиент – производственный холдинг.

Ежедневно в ИТ-службу компании приходят десятки типовых запросов от пользователей, которые требуют совершения действий в различных приложениях. Одной из таких задач является создание учетных записей пользователей или изменения данных в них.

Так как эти запросы приходят в абсолютно разное время и требуют быстрой реакции, приходилось на эту задачу выделять отдельного сотрудника, который мог бы оперативно ее решать. К тому же, данный процесс имеет повышенные требования к информационной безопасности, и оперативная замена ответственного сотрудника была невозможна.

Для облегчения работы ServiceDesk был внедрен «Единый подход: 1С», который автоматически обрабатывает запросы и создает учетные записи

«Единый подход: 1С» СНИЗИЛ НАГРУЗКУ
НА ИТ-СЛУЖБУ КОМПАНИИ

Внутренний service desk

3 раза быстрее проводится сверка актов

0 ошибок при формировании отчетности

На 2 FTE сократили трудоемкость

Отрасль

Зачастую робот может быть намного эффективнее человека при внесении информации в системы, выгрузке данных, техническом анализе показателей, так как делает это быстрее и без ошибок.

БАНКИ

Отрасль

Оповещение клиента о предстоящем или просроченном платеже, анализ текущего финансового состояния клиента — со всеми этими задачами с легкостью справится робот.

ЛИЗИНГОВЫЕ КОМПАНИИ